Quais os principais passos para abrir uma empresa?

Contadora detalha etapas importantes antes de formalizar ou criar um negócio

Mais de 1,3 milhão de empresas foram abertas no país nos primeiros quatro meses de 2023, o que representa alta de 21,8% em relação ao terceiro quadrimestre do ano passado, segundo dados do Governo Federal. Com um cenário de proximidade do ciclo de flexibilização da taxa de juros, o segundo semestre pode ter dados de maior impulso da economia e, por consequência, de abertura de novos negócios. Mas, antes de formalizar uma empresa, é preciso adotar uma série de procedimentos e organizar a documentação necessária para tal, conforme orienta a contadora Thaís Ribeiro Niedzwiecki, da Comthá Contábil.

Antes de abrir uma empresa, a indicação de Niedzwiecki é elaborar um plano de negócios, com projeções do regime de tributação, sócios, definição de pró-labore, quantidade de materiais, despesas fixas e ações voltadas à logística.

Além do plano de negócios, também é importante elaborar uma análise do mercado, considerando fatores microeconômicos ao observar quem são os concorrentes e perspectivas de oferta e demanda, assim como os macroeconômicos, sugerindo como as oscilações da economia podem afetar o consumo de determinado produto ou serviço, fatores cíclicos, sensibilidade à câmbio, juros, entre outros temas.

O que organizar antes da formalização

No período anterior à abertura do negócio, o empreendedor ou os sócios precisam definir temas relevantes como os produtos ou serviços que serão comercializados, pois só assim será possível definir o Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) correspondente para o registro.

“Por exemplo, uma companhia que possui CNAE com registro de vendas de cadeiras não pode executar serviços de manutenção das mesmas se não tiver essa atividade no seu CNPJ”, detalha a contadora.

Além disso, é preciso definir qual será o nome empresarial, como o nome civil do empresário ou outra denominação, seja em língua nacional ou estrangeira.

“É preciso passar três opções de nomes à Junta Comercial. Se o primeiro não for aceito, precisa ter uma alternativa, tendo em vista que não serão validados nomes iguais ou semelhantes a outros registros já formalizados na Junta Comercial do Estado”, completa a especialista da Comthá Contábil.

Se a companhia tiver sócios, será preciso definir quem será o representante legal perante a Receita Federal e se os demais serão apenas sócios cotistas ou sócios administradores, sendo estes últimos os que assinam pela empresa e que podem receber pró-labore.

A divisão das quotas dos sócios também entra em debate, com porcentagens definidas previamente, o que pode impactar no poder de decisão e responsabilidades dos acionistas. O valor investido na empresa, ou seu capital social, será a quantia disponibilizada pelos acionistas conforme sua quantidade de quotas, representando sua participação na companhia.

Ainda que seja difícil prever qual será o faturamento da empresa, a orientação da contadora é ter uma referência inicial, até para adequação ao regime tributário. A forma de atuação também precisa estar acordada, se a empresa atenderá somente de forma on-line ou terá uma sede presencial, pois a informação é importante para as licenças de funcionamento.

Documentos necessários para abertura de empresa

A formalização de uma empresa requer a reunião de diversos documentos, e a orientação da contadora é de que todos estes estejam organizados antes de iniciar o processo, para evitar retrabalhos.

Para os sócios da companhia, os documentos necessários são documento de identidade, carteira do órgão de classe, caso tenha, certidão de casamento, comprovante de residência, número de telefone e e-mail, além do número do recibo da última declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) ou título de eleitor do sócio que será o administrador perante à Receita Federal.

Já a futura empresa deverá ter comprovante de endereço, espelho do Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana (IPTU) do imóvel e número da inscrição imobiliária, contrato de locação do imóvel, se for o caso, nome empresarial e nome fantasia, atividades desenvolvidas na empresa e valor do capital social e porcentagem dos sócios.

Passo a passo para a formalização do novo negócio

Com análise de mercado feita e documentos em mãos, chegou a hora da formalização. O primeiro passo a partir de então, segundo a contadora, é realizar a consulta de viabilidade da companhia e solicitar a documentação básica de entrada com um CNPJ.

O próximo passo seria a formalização do contrato social, assinaturas e deferimento da Junta Comercial, assim como pedidos de registro na Prefeitura do Município e reunião de licenças necessárias para o devido funcionamento, entre elas da Prefeitura, Vigilância Sanitária, Bombeiros e Polícia. A partir de então, o empreendedor pode ter a liberação das notas fiscais para emissão e também pode solicitar adesão ao regime do Simples Nacional, se o faturamento permitir. A empresa também deve viabilizar o registro em órgãos de classe, se operar em áreas de atuação restritas, como é o caso para médicos e economistas.